McGinnis & Associé - Plateforme CRM Investigation
Version : 1.0
Date d'entrée en vigueur : 1er janvier 2026
Dernière mise à jour : 23 avril 2026
La présente plateforme, désignée « Polaris CRM Investigation » ou simplement « la Plateforme », est exploitée par :
McGinnis & Associéci-après désignée « McGinnis & Associé », « nous », « notre » ou « nos ».
La Plateforme est un système de gestion de la relation client (CRM) à usage interne et professionnel, conçu pour la gestion de mandats d'enquête. Elle est hébergée dans l'infrastructure infonuagique Amazon Web Services (AWS) en territoire canadien.
Les présentes conditions d'utilisation et politique de confidentialité (ci-après les « Conditions ») s'appliquent à :
Les présentes Conditions sont conformes aux lois suivantes :
Aux fins des présentes Conditions, les termes suivants ont les significations ci-dessous :
L'accès à la Plateforme constitue une acceptation pleine et entière des présentes Conditions. Tout utilisateur qui n'accepte pas ces Conditions doit immédiatement cesser d'utiliser la Plateforme et contacter McGinnis & Associé pour désactiver son compte.
Les utilisateurs internes (employés et agents) confirment leur acceptation au moment de la création de leur compte et lors de toute mise à jour significative des présentes Conditions.
Les sujets dont les renseignements sont traités sont informés de ces Conditions par l'entremise du mandant ayant soumis la demande de service, conformément aux obligations de transparence prévues par la Loi 25.
La Plateforme est à accès restreint. Tout compte doit être créé et autorisé par un administrateur désigné de McGinnis & Associé. Il n'existe aucun mécanisme d'auto-inscription publique.
L'accès aux données est strictement limité selon le rôle attribué à chaque utilisateur (contrôle d'accès basé sur les rôles — RBAC). Les données textuelles sensibles ne sont accessibles qu'aux gestionnaires autorisés et au personnel des TI ayant subi une vérification d'antécédents (backcheck).
La Plateforme Polaris CRM Investigation est une plateforme à usage strictement professionnel, réservée exclusivement aux employés, agents, enquêteurs et partenaires autorisés de McGinnis & Associé. Elle n'est pas destinée au grand public ni aux personnes mineures. Tout accès non autorisé est formellement interdit et passible de poursuites légales.
La Plateforme offre les services suivants dans le cadre exclusif des mandats professionnels de McGinnis & Associé :
McGinnis & Associé ne collecte PAS :
Les renseignements personnels collectés sont utilisés exclusivement aux fins suivantes :
McGinnis & Associé s'engage formellement à NE PAS :
Le traitement des renseignements personnels est fondé sur les bases juridiques suivantes, conformément à la Loi 25 et à la LPRPDE :
Le consentement peut être retiré à tout moment [voir section 15], sous réserve des obligations légales de conservation.
Les fichiers médias (photos, vidéos, enregistrements audio) téléversés dans le cadre d'un mandat d'enquête ou d'une demande de pré-emploi sont conservés pendant une période maximale de TRENTE (30) JOURS suivant la clôture du dossier ou la finalisation du traitement de la demande.
À l'expiration de ce délai, les fichiers médias sont détruits de manière sécuritaire et irréversible, de façon à ce qu'il soit impossible de les reconstituer, conformément à l'article 23 de la Loi 25.
Les données textuelles (informations de dossier, rapports, données clients, résultats de vérifications) sont conservées dans une base de données sécurisée hébergée sur une infrastructure infonuagique certifiée (Canada) pour une période maximale de CINQ (5) ANS suivant la clôture du dossier, afin de répondre aux obligations légales, réglementaires et comptables applicables.
À l'expiration de ce délai de cinq ans, les données textuelles sont détruites de manière sécuritaire, à moins qu'une obligation légale (ex. : procédure judiciaire en cours) n'impose une conservation prolongée.
L'accès à ces données est strictement limité aux gestionnaires autorisés et au personnel des TI ayant subi une vérification d'antécédents (backcheck), conformément à la politique de contrôle d'accès interne.
Les journaux applicatifs (logs) et les données de navigation collectées via Google Analytics 4 sont conservés pour une période maximale de TREIZE (13) MOIS, conformément aux paramètres de conservation standard de Google Analytics 4, puis anonymisés ou supprimés automatiquement.
La destruction des données est effectuée par :
L'ensemble de l'infrastructure de la Plateforme est hébergé sur Amazon Web Services (AWS) en territoire canadien, garantissant que les données demeurent au Canada en exploitation normale.
L'hébergement chez AWS est soumis à la politique de confidentialité d'Amazon Web Services, disponible à l'adresse : https://aws.amazon.com/fr/privacy/. AWS agit à titre de sous-traitant de données pour le compte de McGinnis & Associé et est lié par un Accord de traitement des données (Data Processing Agreement — DPA) conforme aux exigences canadiennes.
McGinnis & Associé fait appel aux services tiers et partenaires institutionnels suivants dans le cadre de l'exploitation de la Plateforme et de l'exécution des mandats. Chaque tiers agit à titre de sous-traitant ou de partenaire légalement autorisé et est soumis à des obligations contractuelles ou légales de protection des renseignements personnels.
Usage : Collecte et analyse des métriques d'utilisation de la Plateforme (nombre de visites, pages consultées, durée des sessions, etc.) à des fins d'amélioration du service uniquement.
Données transmises : Adresse IP (anonymisée), données de navigation, identifiants de session anonymes.
Localisation : Serveurs Google (potentiellement hors Canada — États-Unis). Voir section 14 pour les garanties contractuelles applicables.
Politique de confidentialité : https://policies.google.com/privacy
Désactivation : Les utilisateurs peuvent désactiver Google Analytics en installant l'extension de navigateur Google Analytics Opt-out Add-on : https://tools.google.com/dlpage/gaoptout
Usage : Protection contre les soumissions automatisées (bots) sur les formulaires de la Plateforme. Google reCAPTCHA v3 analyse de manière transparente le comportement de navigation de l'utilisateur pour lui attribuer un score de risque, sans interaction visible.
Données transmises : Adresse IP, données de comportement de navigation, cookies Google existants dans le navigateur.
Note importante (reCAPTCHA v3) : Contrairement à la version v2, reCAPTCHA v3 fonctionne en arrière-plan sans action visible de l'utilisateur. Des données comportementales peuvent être transmises aux serveurs de Google (États-Unis) lors de chaque chargement de page protégée.
Politique de confidentialité :
https://policies.google.com/privacy
Conditions d'utilisation :
https://policies.google.com/terms
Dans le cadre exclusif de l'exécution de ses mandats professionnels (vérification d'antécédents, enquêtes, pré-emploi), McGinnis & Associé peut être amené à communiquer des renseignements personnels aux organismes et partenaires suivants, selon la nature du mandat et les autorisations légales applicables :
McGinnis & Associé collabore avec les corps policiers canadiens dans le cadre légal de ses mandats, notamment :
La communication de renseignements personnels à ces organismes n'est effectuée que sur présentation d'un mandat légal, d'une ordonnance de tribunal compétent, ou dans les cas expressément prévus par la loi.
McGinnis & Associé peut être requis de communiquer des renseignements aux autorités judiciaires suivantes, dans le strict respect des procédures légales applicables :
Dans le cadre des mandats de vérification de crédit, McGinnis & Associé peut consulter les dossiers auprès des agences suivantes, avec le consentement exprès du sujet lorsque requis par la loi :
Ces agences sont soumises à la Loi sur la protection des renseignements personnels et
les documents électroniques (LPRPDE) et à leurs propres politiques de confidentialité :
https://www.transunion.ca/fr/vie-privee
https://www.consumer.equifax.ca/personnel/confidentialite/
McGinnis & Associé peut faire appel à des entreprises spécialisées pour la vérification d'antécédents criminels, de plumitifs judiciaires, de références professionnelles et d'historiques d'emploi, incluant sans s'y limiter tout prestataire accrédité œuvrant légalement dans ce domaine au Canada (ex. : Backcheck, Sterling, ou équivalent certifié).
Ces prestataires doivent avoir signé un Accord de traitement des données conforme à la Loi 25 avant toute communication de renseignements personnels.
McGinnis & Associé met en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les renseignements personnels contre tout accès non autorisé, divulgation, altération ou destruction, notamment :
Tout utilisateur autorisé est responsable de la confidentialité de ses identifiants de connexion. Il est formellement interdit de partager ses identifiants avec un tiers. Tout incident de sécurité (perte, vol, utilisation non autorisée d'un compte) doit être signalé immédiatement à la Responsable de la protection des renseignements personnels (info@mgassocie.com).
Conformément à l'article 17 de la Loi 25, avant de communiquer des renseignements personnels à l'extérieur du Québec, McGinnis & Associé réalise ou fait réaliser une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) pour s'assurer que les renseignements bénéficient d'une protection adéquate.
McGinnis & Associé s'assure que tout transfert hors Québec est encadré par des garanties contractuelles équivalentes aux exigences de la Loi 25, notamment par la conclusion d'accords de traitement des données (DPA / Data Processing Agreements) conformes avec chaque sous-traitant concerné.
Les personnes concernées peuvent s'opposer aux transferts hors Québec à des fins d'analyse (Google Analytics) en utilisant l'extension de désactivation de Google Analytics ou en exerçant leurs droits tels que décrits à la section 15.
Conformément à la Loi 25 (art. 27 à 40) et à la LPRPDE, toute personne dont les renseignements personnels sont traités par McGinnis & Associé dispose des droits suivants :
Pour exercer ces droits, veuillez soumettre une demande formelle via le formulaire dédié accessible à l'adresse suivante :
McGinnis & Associé — Demandes Loi 25McGinnis & Associé s'engage à répondre dans un délai de trente (30) jours suivant la réception de la demande, conformément à la Loi 25.
Conformément aux articles 3.5 à 3.8 de la Loi 25, McGinnis & Associé maintient un registre complet des incidents de confidentialité ainsi qu'un système de journalisation (logs) permettant la production d'un rapport détaillé de tout incident survenu sur la Plateforme. Ce registre est accessible sur demande de la Commission d'accès à l'information (CAI).
En cas d'incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux pour une ou plusieurs personnes concernées :
La Plateforme utilise les catégories de témoins suivantes :
Les utilisateurs peuvent gérer leurs préférences de témoins non essentiels via les paramètres de leur navigateur. La désactivation des témoins essentiels entraînera l'impossibilité d'utiliser la Plateforme.
L'ensemble des éléments constitutifs de la Plateforme — incluant le code source, les interfaces graphiques, les bases de données, les logos, les marques de commerce et tout contenu original — est la propriété exclusive de McGinnis & Associé et est protégé par les lois canadiennes et québécoises sur le droit d'auteur et la propriété intellectuelle, notamment la Loi sur le droit d'auteur (L.R.C. 1985, ch. C-42).
Toute reproduction, distribution, modification ou utilisation non autorisée de tout ou partie de la Plateforme est strictement interdite.
Dans les limites permises par la loi applicable, McGinnis & Associé ne pourra être tenu responsable des dommages indirects, accessoires, spéciaux ou consécutifs résultant de l'utilisation ou de l'impossibilité d'utiliser la Plateforme, y compris les pertes de données résultant d'une défaillance technique indépendante de sa volonté.
McGinnis & Associé s'engage à maintenir la Plateforme disponible dans la mesure du raisonnable, mais ne garantit pas une disponibilité ininterrompue. Des interruptions de service peuvent survenir pour des raisons de maintenance, de mise à jour ou de force majeure.
L'utilisateur est responsable de l'exactitude des renseignements qu'il saisit dans la Plateforme. McGinnis & Associé ne peut être tenu responsable des conséquences découlant de renseignements inexacts fournis par l'utilisateur ou le mandant.
McGinnis & Associé se réserve le droit de modifier les présentes Conditions à tout moment. Les utilisateurs seront informés de toute modification importante par courriel (via Microsoft Office 365) et/ou par un avis affiché sur la Plateforme.
La version en vigueur est celle accessible sur la Plateforme ou transmise sur demande à la Responsable de la protection des renseignements personnels. La poursuite de l'utilisation de la Plateforme après notification des modifications vaut acceptation des nouvelles conditions.
Les présentes Conditions sont régies et interprétées conformément aux lois de la province de Québec et aux lois fédérales du Canada qui s'y appliquent.
Tout litige relatif à l'interprétation ou à l'application des présentes Conditions sera soumis à la compétence exclusive des tribunaux de la province de Québec, district judiciaire de Longueuil (siège social situé à St-Amable, Québec, J0L 1N0).
En matière de protection des renseignements personnels, les plaintes peuvent également être adressées à :
Commission d'accès à l'information du Québec (CAI)Conformément à l'article 3.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (telle que modifiée par la Loi 25), McGinnis & Associé a désigné la Responsable de la protection des renseignements personnels (RPR) suivante :
McGinnis & AssociéPour toute question relative aux présentes Conditions, à la protection de vos renseignements personnels, ou pour exercer vos droits (section 15), veuillez contacter la RPR aux coordonnées ci-dessus ou utiliser le formulaire en ligne dédié.
FIN DU DOCUMENT
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